Amiga Collections: Franz PD

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Text File | 1992-10-14 | 73KB | 1,810 lines

PROFAKT - Fakturierungssystem - Bedienungshandbuch Bedienungsanleitung zu dem Fakturierungssystem PROFAKT für alle Commodore-AMIGA Rechner. Copyright by Sven Tietjen Am alten Petritore 6 3300 Braunschweig E Wichtige Informationen, unbedingt lesen!F Diese Anleitung und das zugrunde liegende Programm PROFAKT sind SHAREWARE. Die unentgeltliche, aber zeitlich begrenzte Benutzung zum Test oder zur Ausbildung sowie die (abgesehen von den im PD- und Sharewarebereich üblichen, geringen Kopiergebühren) kosten- lose Weitergabe der unveränderten PROFAKT-Sharewarediskette wer- den gestattet. Zum professionellen Einsatz ist es erforderlich, daß eine Lizenz für diese Verwendung erworben wird. Beim Erwerb dieser Lizenz erhalten Sie die aktuelle Programmversion ohne den Sharewaretitel, der nach dem Einlesen der Daten erscheint, eine eigene Programm-Seriennummer, die Sie bei Fragen zum Anrufen der Telefon-Hotline berechtigt, sowie ein umfangreiches, mit DTP und Laserdrucker erstelltes Handbuch, das über den Inhalt dieser An- leitung hinausgeht. Ein Bestellformular für die Bestellung einer Lizenz finden Sie im Anhang dieser Anleitung. Grundsätzlich gelten für die Benutzung dieser SHAREWARE-Version wie auch der Programmlizenz folgende Bedingungen: Die Benutzung des Programms erfolgt grundsätzlich auf eigene Gefahr. Für aus der Benutzung eventuell entstehende Schäden oder Nachteile jeglicher Art kann keinerlei Haftung übernommen werden. Fragen zu PROFAKT können Sie nur als Lizenznehmer telefonisch stellen, die Telefonnummer erhalten Sie bei Bestellung Ihrer Li- zenz mitgeteilt. Schriftliche Anfragen können aufgrund des damit verbundenen, erheblichen Zeitaufwands nur gegen gesonderte Be- rechnung der benötigten Bearbeitungszeit beantwortet werden. Das Programm wurde sorgfältig erstellt und getestet. Sollten dennoch Probleme auftreten, die auf Programmierfehler zurückzu- führen sind, senden Sie bitte eine EausführlicheF Beschreibung dieser Probleme, sowie die Original-Lizenzdiskette und eine Diskette mit realen oder Beispieldaten, bei denen Probleme auf- treten. Es wird ebenfalls keine Garantie dafür gewährt, daß auf- getretene Fehler behoben werden. Erfolgt eine Bearbeitung, wird ein Kostenbeitrag von DM 25.-- zzgl. MwSt. je benötigter Bear- beitungsstunde per Nachnahme erhoben. Dieser Beitrag gilt mit Einsendung als vereinbart, falls nicht ausdrücklich in der Ein- sendung die Erstellung eines Kostenvoranschlags erfragt wird. Trotz ausgereifter Menütechnik ist es zur fehlerfreien Bedienung des Programms unumgänglich, daß Sie zunächst das Handbuch sorg- fältig lesen. Fast alle Fehlfunktionen sind auf falsche Bedien- ung zurückzuführen. Soweit Ihnen die Grundbegriffe der Bedienung Ihres Computers und Ihres Druckers nicht geläufig sind, sollten Sie zunächst die entsprechenden Handbücher lesen. WICHTIGER HINWEIS zu dieser ANLEITUNG: Diese Anleitung wurde ur- sprünglich zur Version 1.0 von PROFAKT geschrieben. Die aktuelle Programmversion wurde demgegenüber wesentlich erweitert, wobei die Erweiterungen und deren Bedienung im Anhang beschrieben sind. Das zur Lizenzversion gelieferte Bedienungshandbuch beschreibt selbstverständlich direkt die aktuelle Version. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 1a I N H A L T S V E R Z E I C H N I S ----------------------------------- Seite: Inhalt: 2 1.0 Einleitung 3 1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung 4 1.2 Benötigte Hardware und Installation 6 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü 8 1.4 Steuerzahldefinition, das Anwendermenü 9 2.0 Die Menüstruktur von PROFAKT 9 2.1 Das Hauptmenü 10 3.0 Das Fakturierungsmenü 11 3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments 13 3.2 Löschen eines Fakturierungsdokuments 14 3.3 Ausdruck einer Dokumentenliste 14 3.4 Ausgabe einer Dokumentenliste 15 4.0 Das Ausdruckmenü 16 4.1 Ausdruck eines Fakturierungsdokuments 16 4.2 Bedrucken von Überweisungsträgern 17 4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU 19 5.0 Das Adressdaten-Menü 20 5.1 Adressen anlegen/ändern 22 5.2 Adressdaten löschen 23 5.3 Umsatzliste drucken 23 5.4 Umsatzliste anzeigen 23 5.5 Verzeichnis drucken 23 5.6 Verzeichnis anzeigen 24 5.7 Etiketten drucken 25 6.0 Das Artikeldaten-Menü 26 6.1 Artikel anlegen/ändern 28 6.2 Artikel löschen 29 6.3 Bestandsänderung 29 6.4 Preisänderung 30 6.5 Preisliste drucken 30 6.6 Preisliste anzeigen 30 6.7 Artikelbestands- und Umsatzliste drucken 30 6.8 Artikelbestands- und Umsatzliste anzeigen 31 6.9 Etiketten drucken 32 7.0 Das Anwenderdatenmenü 32 7.1 Steuerzahldefinitionen ausgeben 33 8.0 Das Menü Sonstige Dienste 34 8.1 Fakturierungsdatei wechseln 34 8.2 Dokumentnummer zurücksetzen 34 8.3 Adress-Umsätze zurücksetzen 35 8.4 Artikel-Umsätze zurücksetzen 35 8.5 Sicherung auf Diskette 36 8.6 Reorganisieren von Diskette 36 8.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben 37 9.0 Die Fehlerbehandlung von PROFAKT 37 9.1 Fehlermeldungen des Programms 38 ANHANG A Erweiterungen des aktuellen Programms 41 ANHANG B Die Textdateien TEXT_1.PFK bis TEXT_7.PFK 42 ANHANG C Kompatibilität Sharewareversion/Lizenzversion PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 2 1.0 Einleitung Die Fakturierung ist, wie auch die Finanzbuchhhaltung, eines der klassischen Aufgabengebiete im Geschäftsbereich. Der Einsatz eines Personalcomputers mit einem Fakturierungsprogramm ist in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen. Durch die komfortable Bedienerführung über die Funktionstasten läßt sich das Programm problemlos bedienen. Die Handhabung des Fakturierungssystems setzt bei der Bedienung lediglich die bereits vorhandenen oder schnell erlernbaren Grundbegriffe in der Bedienung des Computers voraus. Mit PROFAKT können Sie ausgehende Rechnungen schnell erstellen und bei Bedarf, z.B. für Mahnungen, schnell wieder darauf zugreifen. Darüber hinaus können Sie mit PROFAKT Angebote und Lieferscheine erstellen, die Sie bei Bedarf auch als Rechnung ausgeben können, Bestellungen an Ihre Lieferanten schreiben, sowie einen Überblick über alle offenen Posten erhalten. Mit PROFAKT verwalten Sie außerdem Ihre Kunden- und Lieferanten- adressen sowie Ihre Artikelbestände oder Dienstleistungen. Die Adressen und Artikel/Dienstleistungen können auf Knopfdruck in ein Fakturierungsdokument übernommen werden, oder, wenn sie nicht gespeichert sind, während der Erstellung des Dokuments im Dialog erfaßt werden. Aus den gespeicherten Daten erstellt der Rechner aufschlußreiche Adress- und Umsatzlisten, sowie Preis- und Bestandslisten. Für die Artikel/Dienstleistungen stehen bis zu 5 Zeilen mit je 34 Zeichen zur Verfügung, so daß Ihre Artikel oder Leistungs- beschreibung bis zu 170 Zeichen lang sein kann. Die mit PROFAKT bearbeiteten Dokumente können an die Finanz- buchhaltung PROFIBU zur automatischen Verbuchung übergeben werden. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 3 1.1 Grundsätzliche Hinweise zur Bedienung des Programms Alle Eingaben, bei denen Texte oder Zahlen eingegeben werden, werden durch Drücken der RETURN- oder ENTER-Taste abgeschlossen. Wird eine Eingabe über die Funktionstasten oder das einzelne Drücken einer bestimmten Taste erwartet, genügt das Drücken dieser bestimmten, jeweils angegebenen Funktionstaste oder Taste. Werden Eingaben verlangt, ist es oft möglich mit der CURSOR- LINKS-Taste in das vorhergehende oder in das erste Eingabefeld zu gelangen, nachdem das aktuelle Eingabefeld mit der EBackspaceF- Taste geleert wurde. Wurde eine Funktion, z.B. zum Ausdrucken, versehentlich ange- wählt, ist es meistens möglich, mit der F10-Taste oder der ESC- Taste die Funktion abzubrechen. Das Papier muß zum Ausdrucken so eingelegt werden, daß die erste Zeile ca. 0,5 bis 1 Zentimeter vom oberen Rand des Blattes gedruckt wird. Gegebenenfalls sollte das erste Blatt nicht ver- wendet werden. Verwendet wird handelsübliches weißes Endlospapier mit 72 Zeilen, für Fakturierungsdokumente können auch Einzelblätter mit oder ohne eingedruckten Firmenkopf verwendet werden. Bei der Ausgabe von Daten auf den Bildschirm läßt sich die Ausgabe durch das Betätigen der Menütaste der Maus anhalten. Nach Loslassen der Taste wird die Ausgabe fortgesetzt. Insgesamt können bei der Standardversion je 2000 Adressen und Artikel pro Fakturierungsdatei eingerichtet werden, sofern da- durch die Diskettenkapazität nicht überschritten wird. Sie können als Adress- bzw. Artikelnummer jede Zahl zwischen 1 und 32000 verwenden. Wenn Sie planen, Daten in die Finanzbuch- haltung zu übernehmen, sollten Sie als Adressnummer die Konto- nummer verwenden, die der Kunde oder Lieferant in der Finanz- buchhaltung hat, dies erleichtert die Übersicht. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 4 1.2 Benötigte Hardware und Installation Zur Benutzung von PROFAKT benötigen Sie Ihren AMIGA mit mindes- tens 512 K-Byte Hauptspeicher, besser mit 1 M-Byte Hauptspeicher. Weiterhin benötigen Sie 2 Diskettenlaufwerke oder 1 Disketten- laufwerk und 1 Festplatte (dh0: oder jh0:), sowie einen Drucker der die Schriften PICA (10 cpi), ELITE (12 cpi), EXPANDED (5 cpi) und COMPRESSED (15 oder 17 cpi) drucken kann. Vor der ersten Benutzung des Programms müssen Sie sich eine Arbeitskopie der Programmdiskette erstellen. Dies kann mit der Funktion DUPLICATE von der Workbench aus erfolgen. Die Programm- diskette sollten Sie auf keinen Fall weiter benutzen, sondern stattdessen nach dem Kopieren an einem sicheren Ort verwahren. Ihre jetzt erzeugte Arbeitskopie enthält bereits die Grundein- stellung für 2 Diskettenlaufwerke. Ist die Einstellung der Laufwerke korrekt, müssen keine weiteren Anpassungen mehr vorgenommen werden. Soll dagegen der Betrieb auf einer Festplatte eingerichtet wer- den, führen Sie folgende Arbeitsschritte durch (Sie benötigen mindestens 2 Laufwerke oder 1 Laufwerk und eine Festplatte um die folgende Installation durchzuführen): Legen Sie Ihre Arbeitskopie der PROFAKT-Diskette in das Laufwerk df0: und ggf. Ihre Workbench-Diskette in das Laufwerk df1:. Klicken Sie auf der Workbench das Icon des CLI an (es befindet sich meistens in der Schublade SYSTEM). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie jetzt über die Tastatur einige Eingaben machen müssen. Geben Sie zunächst den Befehl zum Wechsel auf Laufwerk df0: ein: cd df0: Nach dieser Eingabe können Sie, jenachdem welche Installation Sie durchführen möchten, eine der folgenden Eingaben machen: Wenn Sie die PROFAKT-Standardversion auf einer Harddisk dh0: installieren möchten, geben Sie ein: execute dh0_inst endcli Wenn Sie die PROFAKT-Standardversion auf einer Harddisk jh0: installieren möchten geben Sie ein: execute jh0_inst endcli In beiden Fällen werden die Installationen durchgeführt bzw. die benötigten Programme von der Diskette auf die Harddisk ko- piert, danach schließt sich das CLI-Fenster zur Texteingabe wieder. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 5 1.2 Benötigte Hardware und Installation Sie finden PROFAKT auf der Harddisk jetzt in der Schublade FIBU. Dort werden später auch alle Daten gespeichert. Sie benötigen in diesem Fall zunächst keine weiteren Disketten. Beachten Sie vor dem Starten von PROFAKT noch, daß Sie in den PREFERENCES Ihrer Workbench-Diskette den richtigen Drucker- Treiber eingestellt haben und daß auch die Breite (Right-Margin) ausreichend groß (ca. 110) gewählt ist. Verwenden Sie bei Benutzung von PROFAKT nicht den richtigen Drucker-Treiber kann dies zu seltsamen Effekten und Fehlern beim Ausdruck führen. Sie können PROFAKT jetzt einfach durch Anklicken des PROFAKT- Icons starten. PROFAKT wird dann geladen und meldet sich mit einem Start-Logo. Betätigen Sie eine beliebige Taste. Gegebenfalls fordert Sie Ihr AMIGA jetzt auf, die Workbench-Diskette einzulegen. Legen Sie die Workbench-Diskette ein, damit PROFAKT den in den PREFERENCES gewählten Druckertreiber laden kann. PROFAKT meldet "Fakturierung bereit" und fragt Sie nach der Fakturierungsdateinummer. Geben Sie z.B. 1 ein. Wenn Sie das Programm das erste Mal benutzen oder eine Nummer eingeben, die noch nicht benutzt wurde, erscheint die Meldung, daß diese Datei nicht angelegt ist. Drücken Sie die Funktionstaste F1, wenn die Fakturierungsdatei neu angelegt werden soll, oder drücken Sie die Funktionstaste F10, wenn Sie die Eingabe der Dateinummer wiederholen wollen. Nach Betätigen von F1 wird die eingegebene Datei dann neu angelegt. Nach Eingabe der Nummer und ggf. Neuanlegen einer Datei fragt PROFAKT nach dem Firmencode. Dieser Firmencode soll den Zugriff unbefugter Personen verhindern. Nach Neuanlegen einer Datei geben Sie hier ENeuinstF ein und bestätigen dieses mit RETURN. Wenn Sie später mit PROFAKT arbeiten und den Firmencode geändert haben, geben Sie Ihren geänderten Code ein. EAchtung:F Wenn Sie einen geänderten Firmencode verwenden, müssen Sie ihn genauso eingeben, wie Sie ihn in den Stammdaten (siehe nächste Seite) festgelegt haben. Es ist sehr wichtig, daß Sie sich Ihren Firmencode genau merken, weil Sie sonst unter Umständen zu Ihren Daten selbst keinen Zugang erhalten. Beachten Sie bitte auch, daß beim Firmencode zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unter- schieden wird, und daß bei der Abfrage des Firmencodes die eingegebenen Zeichen nicht auf dem Bildschirm erscheinen. Nach korrekter Eingabe des Firmencodes erscheint der Name des Anwenders, die Anzahl der bereits auf der Diskette einge- richteten Adress- bzw. Artikelplätze, die Anzahl der gespeicher- ten Dokumente, sowie die Aufforderung, eine beliebige Taste zu drücken. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 6 1.2 Benötigte Hardware und Installation Nach Drücken der Taste erscheint ein Hinweis auf den SHAREWARE- Status dieses Programms und auf die Lizenzversion, der eine ge- wisse Zeit auf dem Bildschirm stehen bleibt. Danach erfolgt wie- der die Aufforderung, eine beliebige Taste zu drücken, um im Programm fortzufahren. ACHTUNG: Dieser SHAREWARE-Hinweis ist in der Lizenzversion nicht enthalten. Nach Betätigen einer Taste befinden Sie sich im Hauptmenü von PROFAKT. Sie sollten zunächst noch Ihre Anwenderdaten indivi- duell eingeben. 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü Betätigen Sie die Funktionstaste F5, um in die Anwenderdaten zu gelangen. Das Menü Anwenderdaten erscheint auf Ihrem Bildschirm. Betätigen Sie F1, um die Anwenderdaten zu ändern. Hier werden folgende Daten nacheinander abgefragt, wobei die bisherigen Werte rechts auf dem Bildschirm angegeben werden: 1. Firmencode: Geben Sie hier den von Ihnen gewünschten, bis zu 8 Zeichen langen Firmencode ein. EAchtung:F Merken Sie sich diesen Firmencode gut! Wenn Sie Ihren Firmencode vergessen, können Sie unter Umständen selbst nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen. 2. Kopfzeile 1 bis 4: Geben Sie hier Ihren Firmennamen und Ihre Adresse genau so ein, wie sie auf den ausgedruckten Dokumenten als Firmenkopf erscheinen sollen. 3. Bankverbindungen 1 und 2: Hier können zwei Bankverbindungen mit Bankleitzahl und Kontonummer eingegeben werden, die auf den ausgedruckten Dokumenten als Fußzeilen erscheinen und bei der Standardversion für die Überweisungsträger benutzt wird. 4. Papierformat: Dieses Papierformat legt fest, wieviel Zeilen pro Seite bei allen Ausdrucken gedruckt werden sollen. Standardwert für normales Endlospapier ist 72. 5. Einzelblätter: Diese Option legt fest, ob beim Ausdruck der Dokumente Endlospapier oder Einzelblätter verwendet werden soll. Wird diese Option gewählt, wartet das Programm bei Dokumenten mit mehr als einer Seite jeweils auf das Nachlegen eines neuen Blattes. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 7 1.3 Ändern der Anwenderdaten, das Anwendermenü 6. Kopf drucken: Diese Option legt fest, ob beim Ausdruck von Dokumenten der eingegebene Kopf gedruckt werden soll. Bei normalem, unbedrucktem Papier sollte diese Option benutzt werden, bei bereits mit dem Firmenkopf bedrucktem Endlos- oder Einzelpapier nicht. Danach können Sie Ihre Eingaben mit F1 sichern, worauf das Programm wieder in das Menü Anwenderdaten zurückkehrt, oder alle Eingaben mit EF2F wiederholen. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 8 1.4 Steuerzahldefinition, das Anwendermenü Nach Eingabe der Anwenderdaten sollten noch die Steuerzahlen an die eigenen Bedürfnisse angepaßt werden. Dabei wird außer dem für die Fakturierung wichtigen Prozentsätzen auch jeweils eine Kontonummer mit abgefragt. Diese Kontonummer dient für die Übergabe der Buchungsdaten aus PROFAKT an PROFIBU. EAchtung:F Die hier eingegebenen Kontonummern und Prozentsätze müssen bei der Übergabe der Daten in PROFIBU genauso definiert sein. Konto- nummern und Prozentsätze müssen in beiden Programmen exakt übereinstimmen. 1.4.1 Steuerzahldefinition Diese Funktion dient dazu, den Steuerzahlen 1 bis 10 sowie 11 bis 20 Prozentsätze und (Steuer-) Konten zuzuordnen. Die Steuer- zahlen dienen dazu, zu ermitteln, welche Steuerbeträge auf die fakturierten Artikel aufgeschlagen werden müssen. Außerdem dienen Sie dazu, bei der Übergabe von Daten an PROFIBU die Buchungen auf drei Konten ( Soll-, Haben- und Steuerkonto ) zu splitten. Die Steuerzahlen 1 bis 10 werden benutzt, wenn auf eine Bestellung ein Vorsteuerbetrag aufgeschlagen werden soll, die Steuerzahlen 11 bis 20 werden benutzt, wenn auf eine Ausgangsrechnung ein Umsatzsteuerbetrag aufgeschlagen werden soll. Nach Anwahl der Funktion Steuerzahldefinition durch Drücken von F2 im Anwendermenü fragt PROFAKT nacheinander für alle zwanzig Steuerzahlen den Prozentsatz und das Steuerkonto ab. Geben Sie die entsprechenden Angaben ein. Sollen einige Steuerzahlen nicht benutzt werden, kann dort jeweils 0 eingesetzt werden. Nach Eingabe der Steuerzahldefinitionen können Sie mit F1 die eingegebenen Definitionen speichern, wonach das Programm auto- matisch in das Anwendermenü zurückkehrt, oder mit F2 die Eingabe wiederholen. In der mitgelieferten Basis-Katalogdatei sind die Steuerzahlen 1 und 2 mit den Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1580 und 1581 belegt, und die Steuerzahlen 11 und 12 mit den Prozentsätzen 14 und 7 auf den Konten 1870 und 1871 eingelesen. Nachdem die Anwenderdaten und die Steuerzahl-Definitionen eingegeben sind, sind schon alle Vorarbeiten für die Benutzung von PROFAKT erfolgt. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 9 Nachdem die Anwenderdaten und die Steuerzahl-Definitionen eingegeben sind, sind schon alle Vorarbeiten für die Benutzung von PROFAKT erfolgt. 2.0 Die Menüstruktur von PROFAKT Alle Funktionen von PROFAKT sind einerseits über ein Menüsystem zugänglich bei dem die Funktionen ähnlicher Bedeutung in eigenen Untermenüs zusammengefaßt sind, die jeweils vom Hauptmenü, aus angewählt werden. Andererseits wird auch die Benutzung der Maus unterstützt. Wenn Sie die Menütaste der Maus drücken erscheint am oberen Bildschirmrand eine Menüleiste mit den Punkten EFakturierungF, EAusdruckF, EAdressenF, EArtikelF und EAnwender &F EDiensteF. Wenn Sie auf einen dieser Menüpunkte zeigen, wird ein Pull-Down-Menü mit weiteren Menüpunkten gezeigt. Sie können mit diesen Pull-Down-Menüs außer der Funktion EProgrammendeF jederzeit jede Funktion aus jedem Menü schnell anwählen. Sobald eine Funktion angewählt ist, erscheinen die Pull-Down-Menüs zwar noch, sind aber ohne Funktion bis Sie die angewählte Funktion wieder verlassen haben. Die Auswahltaste (linke Taste) der Maus hat diesselbe Wirkung wie die SPACE-Taste. Wenn Sie PROFAKT auffordert, eine beliebige Taste zu drücken, können Sie auch die Auswahltaste drücken. 2.1 Das Hauptmenü Im Hauptmenü kann gewählt werden, in welchen Programmteil als nächstes verzweigt werden soll. Die Auswahl erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Verzweigt in das Fakturierungsmenü zum Erfassen von Fakturierungsdokumenten F2 Verzweigt in das Ausdruckmenü F3 Verzweigt in das Menü zur Erfassung und Bearbeitung von Adressdaten F4 Verzweigt in das Menü zur Erfassung und Bearbeitung von Artikeldaten F5 Verzweigt in das Menü zur Bearbeitung der Anwenderdaten F6 Verzweigt zum Menü Sonstige Dienste F10 Beendet nach einer Sicherheitsabfrage das Programm und kehrt auf die Betriebssystemebene zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 10 3.0 Das Fakturierungsmenü Im Fakturierungsmenü kann ein Fakturierungsdokument, also eine Bestellung, eine Gutschrift oder ein Ausgangsdokument, erfaßt oder gelöscht werden, sowie eine Liste der zur Zeit gespeicher- ten Dokumente auf Monitor oder Drucker ausgegeben werden. Die Auswahl erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Erfassung einer Bestellung (Dokumententyp 1) F2 Erfassung einer Gutschrift (Dokumententyp 2) F3 Erfassung eines Ausgangsdokuments (Dokumententyp 3) F4 Löschen eines gespeicherten Dokuments F5 Ausdruck einer Liste der gespeicherten Dokumente auf den Drucker F6 Ausgabe einer Liste der gespeicherten Dokumente auf den Bildschirm F10 Rückkehr ins Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 11 3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments Es gibt bei PROFAKT drei Typen von Fakturierungsdokumenten, dies sind 1. Bestellungen an einen Lieferanten 2. Gutschriften an einen Kunden für eine frühere Lieferung 3. Ausgangsdokumente Dabei können die unter 3. genannten Ausgangsdokumente als Angebot, als Lieferschein, als Rechnung, sowie in 2 Mahnstufen als Mahnung gedruckt werden. Die Erfassung ist bei allen drei Dokumententypen sehr ähnlich, deshalb wird sie hier nicht für die drei Typen getrennt beschrieben. Den gewünschten Dokumententyp wählen Sie durch Drücken der entsprechenden Funktionstaste aus. PROFAKT zeigt Ihnen nun an, welche Dokumentnummer Sie jetzt erfassen. Die Dokumentnummern werden von PROFAKT fortlaufend vergeben, wobei 1 die niedrigste und 32000 die höchste Dokumentnummer ist. Die Dokumentnummer kann im Menü Sonstige Dienste jederzeit auf 1 zurückgesetzt werden. Als Datum wird das Systemdatum des Rechners verwendet, Sie müssen also vor Start von PROFAKT dieses Datum richtig eingestellt haben. Als erstes erfragt PROFAKT, für welche Adressnummer fakturiert werden soll. Sie können hier die Nummer einer bereits erfaßten Adresse eingeben worauf PROFAKT die Adresse anzeigt, oder, wenn Sie für eine Adresse fakturieren wollen, die nicht bereits gespeichert ist, bei der Frage nach der Adresse 99999 eingeben. In letzterem Fall erfragt PROFAKT die Adresse, so daß damit auch für nicht gespeicherte Adressen fakturiert werden kann. Bei der Standardversion können Sie durch gespeicherte Adressen mit den + / - Tasten blättern und mit RETURN übernehmen. In beiden Fällen werden Sie aufgefordert, die Wahl der Adresse durch Drücken von F1 zu bestätigen, worauf PROFAKT zur Erfassung der Artikel übergeht. Wenn Sie dagegen F2 drücken kann die Adressnummer neu eingegeben werden, beispielsweise wenn Sie sich in der Nummer geirrt haben. Geben Sie bei der Frage nach der Adressnummer eine 0 ein, wird das Erfassen von Dokumenten beendet und PROFAKT kehrt in das Fakturierungsmenü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 12 3.1 Die Erfassung eines Fakturierungsdokuments In der zweiten Bildschirmmaske werden nun die zu fakturierenden Artikel abgefragt. Insgesamt können, je nach Anzahl der zur Beschreibung eines Artikels verwendeten Textzeilen und der Papierlänge, bei der Standardversion bis zu 160 Artikel und bei der Juniorversion bis zu 40 Artikel je Dokument erfaßt werden. PROFAKT erfragt als erstes die Artikelnummer. Hier können Sie die Artikelnummer eines bereits erfaßten Artikels eingeben worauf PROFAKT die entsprechenden Artikeldaten anzeigt, oder, wenn Sie einen Artikel fakturieren wollen, der nicht bereits gespeichert ist, bei der Frage nach der Artikelnummer 99999 eingeben. In letzterem Fall erfragt PROFAKT die Artikeldaten, die sonst aus der Artikeldatei übernommen worden wären, so daß auch nicht gespeicherte Artikel fakturiert werden können. Bei der Standardversion können Sie mit den + / - Tasten durch die gespeicherten Artikel blättern und mit RETURN übernehmen. In beiden Fällen erfragt PROFAKT anschließend die Anzahl der Artikel sowie noch eine zusätzliche, bis zu 34 Zeichen lange Textzeile als Ergänzung zum Artikeltext. Nachdem die Eingaben erfolgt sind, werden Sie aufgefordert, die Eingaben durch Drücken von F1 zu bestätigen, worauf PROFAKT diese übernimmt, die entstehende Dokumentenzeile in verkürzter Form anzeigt und wieder nach einer Artikelnummer fragt. Wenn Sie dagegen F2 drücken kann die Artikelnummer neu eingegeben und der ganze Vorgang wiederholt werden, ohne daß der eben eingegebene Vorgang übernommen wird. Wenn Sie alle zu fakturierenden Artikel eingegeben haben, geben Sie bei der Frage nach der Artikelnummer eine 0 ein. Daraufhin gibt Ihnen PROFAKT die Nettogesamtsumme aus und erfragt einen Rabatt auf diese Gesamtsumme sowie Netto-Versandkosten. Geben Sie die gewünschten Werte ein oder bei Nichtbenutzung 0. (Auf die Versandkosten wird automatisch der Steuersatz der Kennzahl 11 erhoben). Abschließend wird das Dokument gespeichert, PROFAKT gibt die nächste Dokumentnummer vor und fragt wieder nach der Adressnummer. Sie können jetzt das nächste Dokument fakturieren oder durch Eingabe einer 0 ins Fakturierungsmenü zurückkehren. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 13 3.2 Löschen eines Fakturierungsdokuments Diese Funktion dient zum Löschen eines nicht mehr benötigten Fakturierungsdokuments. Da nur eine begrenzte Anzahl Fakturie- rungsdokumente gleichzeitig gespeichert sein können, bei der Standardversion sind dies 200, sollten nicht mehr benötigte Dokumente regelmäßig gelöscht werden, da sonst irgendwann kein Platz mehr für neue Dokumente ist. Sie sollten sich vor dem Löschen eines Dokumentes sehr genau überlegen, ob Sie das entsprechende Dokument tatsächlich nicht mehr benötigen, beispielsweise weil es eventuell noch als Mahnung verwendet werden muß oder weil es noch an PROFIBU zur automatischen Verbuchung übergeben werden soll, da das Löschen eines Dokuments endgültig ist. Zum Anwählen der Löschfunktion drücken Sie im Fakturierungsmenü die F4-Taste. PROFAKT fragt Sie daraufhin nach der Dokument- nummer des zu löschenden Dokuments. Geben Sie die gewünschte Nummer ein oder eine 0, um die Löschfunktion abzubrechen. Nach Eingabe einer gültigen Dokumentnummer zeigt PROFAKT Ihnen nochmal die Dokumentnummer mit Empfängernummer und Betrag an. Sie können jetzt durch Drücken von F1 das angegebene Dokument löschen oder durch Drücken von F2 das Löschen des angegebenen Dokuments abbrechen. In beiden Fällen fragt PROFAKT anschließend wieder nach einer Dokumentnummer zum Löschen. Geben Sie wieder eine gewünschte Nummer ein oder eine 0 wenn Sie die Löschfunktion verlassen wollen. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 14 3.3 Ausdruck einer Dokumentenliste Diese Funktion dient zum Ausdruck einer Liste der gespeicherten Dokumente aller Typen oder einer Liste aller Dokumente eines der drei Dokumententypen. Mit dieser Funktion läßt sich beispiels- weise eine Offene-Posten-Liste realisieren. Wenn alle Dokumente, für die die Zahlung erfolgt ist, gelöscht wurden, entspricht die Liste der verbleibenden Dokumente der Liste der offenen Posten. Diese Funktion wird durch Drücken der F5-Taste im Fakturie- rungsmenü angewählt. PROFAKT fragt zunächst, für welchen Typ der Ausdruck erfolgen soll. Geben Sie den gewünschten Typ ein oder eine 0, wenn der Ausdruck für alle drei Dokumententypen erfolgen soll. An- schließend fordert Sie PROFAKT auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der RETURN-Taste wird die Dokumentenliste ausgedruckt, worauf PROFAKT in das Fakturie- rungsmenü zurückkehrt. 3.4 Ausgabe einer Dokumentenliste Diese Funktion dient zur Ausgabe der Dokumentenliste auf den Monitor statt auf den Drucker, wobei die für den Ausdruck genannten Eigenschaften auch für die Ausgabe gelten. Diese Funktion wird durch Drücken der F6-Taste im Fakturie- rungsmenü angewählt. PROFAKT fragt zunächst, für welchen Typ die Ausgabe erfolgen soll. Geben Sie den gewünschten Typ ein oder eine 0, wenn die Ausgabe für alle drei Dokumententypen erfolgen soll. An- schließend wird die Dokumentenliste auf dem Monitor ausgegeben. PROFAKT wartet daraufhin auf das Drücken einer beliebigen Taste, worauf es ins Fakturierungsmenü zurückkehrt. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 15 4.0 Das Ausdruckmenü Im Ausdruckmenü können die Fakturierungsdokumente als Bestellung (Typ 1), als Gutschrift (Typ 2), als Angebot (Typ 3), als Lieferschein (Typ 3), als Rechnung (Typ 3) oder als erste oder zweite Mahnung (Typ 3) ausgedruckt werden. Weiterhin ist das Bedrucken von Überweisungsträgern (nur Standardversion) und die Übergabe von Daten an PROFIBU möglich. Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Ausdruck einer Bestellung (Dokumententyp 1) F2 Ausdruck einer Gutschrift (Dokumententyp 2) F3 Ausdruck eines Angebots (Dokumententyp 3) F4 Ausdruck eines Lieferscheins (Dokumententyp 3) F5 Ausdruck einer Rechnung (Dokumententyp 3) F6 Ausdruck einer 1. Mahnung (Dokumententyp 3) F7 Ausdruck einer 2. Mahnung (Dokumententyp 3) F8 Bedrucken von Überweisungsträgern F9 Übergabe von Daten an PROFIBU F10 Rückkehr ins Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 16 4.1 Ausdruck eines Fakturierungsdokuments Die Durchführung des Ausdrucks eines Fakturierungsdokuments ist unabhängig von dem gewählten Ausdruck immer sehr ähnlich, deshalb wird sie hier nicht für die möglichen Ausdrucke getrennt beschrieben. Den gewünschten Ausdruck eines Dokuments wählen Sie durch Drücken der entsprechenden Funktionstaste aus. Beachten Sie dabei, daß sich als Bestellung (Typ 1) erfaßte Dokumente nur als Bestellung und als Gutschrift (Typ 2) erfaßte Dokumente nur als Gutschrift ausdrucken lassen. PROFAKT erfragt zunächst die Dokumentnummer des auszudruckenden Dokuments. Geben Sie die gewünschte Dokumentnummer ein oder eine 0 um den Ausdruck abzubrechen. Danach fordert Sie PROFAKT auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der RETURN-Taste wird das Dokument auf dem Drucker ausgedruckt. 4.2 Bedrucken von Überweisungsträgern Diese Funktion ist nur bei der Standardversion enthalten. Sie dient zum Bedrucken von Überweisungsträgern mit den Daten eines Fakturierungsdokuments, so daß diese Überweisungsträger direkt für Überweisungen verwendet werden können. Der Empfänger des Dokuments muß dabei als Adresse gespeichert sein. Die Funktion wird durch Drücken der F2-Taste angewählt. PROFAKT fragt Sie zunächst nach der Dokumentennummer des Dokuments, für das ein Überweisungsträger gedruckt werden soll. Geben Sie die Nummer des gewünschten Dokuments ein. Das Dokument wird eingelesen und der Empfänger, das Datum und der Betrag angezeigt. Sie können jetzt denn Betrag durch RETURN übernehmen oder noch verändern. Daraufhin fordert Sie das Programm auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies, legen Sie den Überweisungsträger richtig ein und drücken Sie die RETURN-Taste. Der Überweisungsträger wird daraufhin bedruckt und das Programm kehrt ins Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 17 4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU Diese Funktion dient zur Ausgabe der Daten eines Fakturierungs- dokumentes in eine Datei, die von PROFIBU gelesen werden kann. Sie wird aus dem Ausdruckmenü durch Drücken der F9-Taste angewählt. Voraussetzung für die Erzeugung einer Übergabedatei ist, daß von PROFIBU bereits ein Verzeichnis für den Buchungszeitraum eingerichtet wurde, für den die Daten gebucht werden sollen. Dieses Verzeichnis muß sich auf derselben Datendisk befinden, auf der auch die Fakturierungsdaten gespeichert sind. Hierbei bietet sich die Verwendung einer Harddisk als Datendisk an, weil das Umkopieren von Dateien entfallen kann, und sich die Übernahme der Daten sehr einfach und komfortabel gestaltet, wenn die Datenverzeichnisse von PROFIBU vom Hauptverzeichnis der Harddisk ausgehen (Standardeinstellung bei PROFIBU). Wird mit Disketten gearbeitet, ist es in der Regel nicht möglich, Buchhaltungs- und Fakturierungsdateien auf derselben Diskette zu speichern, es sei denn, es fallen nur wenig Daten an, dann ist die Arbeit ähnlich einfach wie mit Festplatte. Werden dagegen verschiedene Disketten für Buchhaltungs- und Fakturierungsdaten verwendet, ist die folgende Vorgehensweise wahrscheinlich am einfachsten: 1. Erzeugen Sie auf einer Fakturierungsdiskette ein Verzeichnis zum Austausch, indem Sie beim PROFIBU-Start als Monatsnamen Tausch 01 eingeben (das Verzeichnis heißt dann TAU_01). 2. Kopieren Sie unter Verwendung des MS/DOS-Befehls COPY Ihren Kontenplan aus dem Verzeichnis des Buchungsmonats, in den die Daten übergeben werden sollen, in das Verzeichnis TAU_01. 3. Verwenden Sie in der im nachfolgenden Abschnitt beschriebenen Vorgehensweise als Monatsnamen wieder Tausch 01. Damit werden Übergabedateien im Verzeichnis TAU_01 angelegt. 4. Kopieren Sie unter Verwendung des MS/DOS-Befehls COPY die Übergabedateien aus dem Verzeichnis TAU_01 in das Verzeichnis des Buchungsmonats, in den die Daten übergeben werden sollen. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 18 4.3 Übergabe von Fakturierungsdaten an PROFIBU Nach Drücken der F9-Taste erfragt PROFAKT den Monat, für den die Übergabedatei erzeugt werden soll. Geben Sie den entsprechenden Monatsnamen ein. Danach wird der Kontenplan, der im gewählten Monat aktuell ist, eingelesen und PROFAKT fragt nach dem Firmencode. Hier ist der Firmencode einzugeben, der in der PROFIBU verwendet wird. Anschließend gibt PROFAKT die Liste aller bereits in dem gewählten Verzeichnis vorhandenen Übergabedateien aus und fragt nach der DATEINUMMER der jetzt zu erstellenden Übergabedatei. Diese Dateinummer kann zwischen 1 und 999 liegen. Geben Sie die gewünschte Dateinummer ein. Sie können dabei eine bereits vorhandene Dateinummer eingeben, die neuen Daten werden dann an die bereits vorhandene Datei angehängt. Schließlich erfragt PROFAKT die DOKUMENTNUMMER, die übergeben werden soll, sowie die SOLLKONTONUMMER, die HABENKONTONUMMER und die BELEGNUMMER, die diese Buchung erhalten soll. Die Soll- und Habenkontonummer müssen im Kontenplan existieren, dies wird von PROFAKT auch überprüft, die Belegnummer darf zwischen 0 und 99999 vergeben werden. Alle übrigen Buchungsdaten werden von PROFAKT automatisch erzeugt und in die Datei geschrieben. Anschließend fragt PROFAKT wieder nach einer Dateinummer. Wenn Sie ein weiteres Dokument an PROFIBU übergeben wollen, geben Sie wieder eine Dateinummer ein und der oben angegebene Eingabezyklus wiederholt sich. Wenn Sie kein weiteres Dokument übergeben wollen, geben Sie eine E0F zum Verlassen dieses Programmteils ein. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 19 5.0 Das Adressdaten-Menü Im Adressdaten-Menü können Adressen angelegt oder geändert, vorhandene Adressen gelöscht, sowie eine Umsatzliste oder ein Adressverzeichnis wahlweise auf den Drucker oder den Monitor ausgegeben werden. Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Anlegen oder Ändern einer Adresse F2 Löschen einer Adresse F3 Ausdruck einer Umsatzliste auf dem Drucker F4 Ausgabe einer Umsatzliste auf dem Monitor F5 Ausdruck eines Adressverzeichnisses auf dem Drucker F6 Ausgabe eines Adressverzeichnisses auf dem Monitor F7 Ausdruck von Adressdaten auf Etiketten F10 Rückkehr ins Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 20 5.1 Adressen anlegen/ändern Diese Funktion dient zum Anlegen einer neuen Adresse oder zum Ändern einer bestehenden. Die Funktion wird durch Drücken der F1-Taste angewählt. Nach Anwahl der Funktion erscheint die Erfassungsmaske auf dem Bildschirm und PROFAKT fragt nach der gewünschten ADRESSNUMMER. Geben Sie hier die gewünschte Nummer zwischen 1 und 32000 ein. Sinnvoll ist insbesondere, falls die entsprechende Adresse ein Konto in PROFIBU hat, die Verwendung der in PROFIBU benutzten Kontonummer als Adressnummer. Wenn Sie hier eine 0 eingeben wird die Funktion abgebrochen und PROFAKT kehrt nach automatischem Abspeichern der Daten ins Adressdaten-Menü zurück. Haben Sie eine gültige Adressnummer eingegeben, zu der noch keine Adresse gespeichert ist, werden jetzt alle Adressdaten von PROFAKT abgefragt. Als erstes erfragt PROFAKT die ANREDE. Die Anrede kann bis zu 8 Zeichen lang sein. Danach erfragt PROFAKT den NAMEN 1 (z.B. Vornamen). Der Name 1 kann bis zu 20 Zeichen lang sein. Als nächstes erfragt das Programm den NAMEN 2 (z.B. Nachnamen). Der Name 2 kann bis zu 30 Zeichen lang sein. Anschließend erfragt das Programm STRASSE und HAUSNUMMER. Diese beiden Angaben können zusammen bis zu 30 Zeichen lang sein. Dann erfragt das Programm die POSTLEITZAHL und den ORT. Diese beiden Angaben können zusammen ebenfalls 30 Zeichen lang sein. Danach erfragt das Programm die TELEFONnummer. Die Telefonnummer kann bis zu 20 Zeichen lang sein. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 21 5.1 Adressen anlegen/ändern Anschließend erfragt PROFAKT den RABATT, der dieser Adresse gewährt wird oder den diese Adresse (als Lieferant bei Bestel- lungen) gewährt. Der Rabatt kann bis zu 5 Zeichen lang sein, darf aber nicht größer als 100 sein (Angabe als prozentualer Rabatt). Als nächstes erfragt PROFAKT den SKONTO-Prozentsatz, der dieser Adresse bei Einhaltung der Zahlungsfrist gewährt oder den diese Adresse (als Lieferant bei Bestellungen) bei Einhaltung der Zahlungsfrist gewährt. Der Skonto-Prozentsatz kann bis zu 5 Zeichen lang sein, darf aber nicht größer als 100 sein. Danach erfragt das Programm die ZAHLUNGSFRIST, die dieser Adresse gewährt wird oder die diese Adresse gewährt. Die Zahlungsfrist kann zwischen 0 und 99 (Tagen) einschließlich liegen. Dann erfragt PROFAKT die BANKVERBINDUNG der Adresse. Die Bankverbindung kann bis zu 20 Zeichen lang sein. Anschließend erfragt PROFAKT die BANKLEITZAHL und dann die KONTONUMMER, die zu der Bankverbindung gehören sollen. Beide Angaben können bis zu 13 Zeichen lang sein. Abschließend erfragt das Programm noch eine BEMERKUNG, die bis zu 20 Zeichen lang sein kann, und einen RECHNUNGSVORTEXT, der auf der Rechnung mit ausgedruckt wird. Der Rechnungsvortext kann bis zu 46 Zeichen lang sein. Wenn jetzt alle Adressdaten korrekt eingegeben worden sind, bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Adressnummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie auf die Frage nach der Adressnummer eine 0 eingeben. Dann wird der Adresskatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das Adressdaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 22 5.1 Adressen anlegen/ändern Wird bei der Frage nach der Adressnummer eine bereits existierende Adressnummer angegeben, so wird die dazugehörige Adresse von Disk eingelesen und angezeigt. Bei der Standard- version kann mit den + / - Tasten durch die Adressen geblättert werden und mit RETURN ausgewählt werden. Die gewählte Adresse kann dann geändert werden, wobei der jeweils alte Wert eines Datenfelds mit der F1-Taste angezeigt und ggf. geändert werden kann. Zusätzlich wirkt die F1-Taste auch als RETURN-Taste, d.h. durch jeweils doppeltes Drücken von F1 wird zum nächsten Datenfeld weitergesprungen, wobei der bisherige Wert des übersprungenen Feldes erhalten bleibt. Wenn jetzt alle Adressdaten korrekt eingegeben worden sind, bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Adressnummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie auf die Frage nach der Adressnummer eine 0 eingeben. Dann wird der Adresskatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das Adressdaten-Menü zurück. 5.2 Adressdaten löschen Diese Funktion dient zum Löschen einer Adresse. Zur Anwahl dieser Funktion drücken Sie im Adressdaten-Menü die F2-Taste. PROFAKT zeigt nun die Adressmaske an und fragt nach der ADRESSNUMMER. Geben Sie die Adressnummer der Adresse ein, die Sie löschen wollen. PROFAKT liest daraufhin die gewählte Adresse von Disk und zeigt sie an. Durch Drücken der F1-Taste können Sie diese Adresse jetzt löschen, durch F10 brechen Sie das Löschen dieser Adresse ab. In beiden Fällen fragt Sie das Programm wieder nach einer Adressnummer. Sie können jetzt eine andere Adressnummer zum Löschen eingeben, oder 0, um die Löschfunktion zu verlassen und ins Adressdaten-Menü zurückzukehren. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 23 5.3 Umsatzliste drucken Diese Funktion dient dazu, eine Umsatzliste, bezogen auf die gespeicherten Adressen, auf dem Drucker auszudrucken. Nach Drücken der F3-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird die Umsatzliste ausgedruckt, worauf das Programm in das Adressdaten-Menü zurückkehrt. 5.4 Umsatzliste anzeigen Diese Funktion dient dazu, die Umsatzliste auf dem Monitor auszugeben. Nach Drücken der F4-Taste wird die Umsatzliste ausgegeben. Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'- Taste und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück. 5.5 Verzeichnis drucken Diese Funktion dient dazu, ein Adressverzeichnis auf dem Drucker auszudrucken. Nach Drücken der F5-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird das Adressverzeichnis ausgedruckt, worauf das Programm in das Adressdaten-Menü zurückkehrt. 5.6 Verzeichnis anzeigen Diese Funktion dient dazu, das Adressverzeichnis auf dem Monitor auszugeben. Nach Drücken der F6-Taste wird das Adressverzeichnis ausgegeben. Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'- Taste und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 24 5.7 Etiketten drucken Diese Funktion dient zum Drucken von Adressetiketten, bei denen die Anrede, die Namen 1 und 2, die Straße und der Ort auf handelsübliche, einbahnige Adressetiketten gedruckt werden. Nach Drücken der F7-Taste fragt Sie PROFAKT ab welcher Adress- nummer gedruckt werden soll. Geben Sie die gewünschte Nummer ein. Danach fragt das Programm, bis zu welcher Nummer gedruckt werden soll. Nachdem Sie auch diese Nummer eingegeben haben, werden die entsprechenden Adressen auf dem Bildschirm angezeigt. Zum Ausdrucken auf Etiketten drücken Sie jetzt F1. PROFAKT fordert Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken einer beliebigen Taste werden die Adress- etiketten gedruckt. Danach kehrt das Programm automatisch ins Adressdaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 25 6.0 Das Artikeldaten-Menü Im Artikeldaten-Menü können Artikel angelegt oder geändert, vorhandene Artikel gelöscht, eine Bestands- oder Preisänderung durchgeführt, sowie eine Preisliste oder eine Bestands- und Umsatzliste wahlweise auf den Drucker oder den Monitor ausgegeben werden. Die Auswahl der Funktionen erfolgt mit den Funktionstasten: Taste Funktion F1 Anlegen oder Ändern eines Artikels F2 Löschen eines Artikels F3 Bestandsänderung eines Artikels F4 Preisänderung eines Artikels F5 Ausdruck einer Preisliste auf dem Drucker F6 Ausgabe einer Preisliste auf dem Monitor F7 Ausdruck einer Bestands- und Umsatzliste auf dem Drucker F8 Ausgabe einer Bestands- und Umsatzliste auf dem Monitor F9 Ausdruck von Artikeldaten auf Etiketten F10 Rückkehr ins Hauptmenü Die einzelnen Funktionen werden im folgenden erläutert. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 26 6.1 Artikel anlegen/ändern Diese Funktion dient zum Anlegen eines neuen Artikels oder zum Ändern eines bestehenden. Die Funktion wird durch Drücken der F1-Taste angewählt. Nach Anwahl der Funktion erscheint die Erfassungsmaske auf dem Bildschirm und PROFAKT fragt nach der gewünschten ARTIKELNUMMER. Geben Sie hier die gewünschte Nummer zwischen 1 und 32000 ein. Wenn Sie hier eine 0 eingeben wird die Funktion abgebrochen und PROFAKT kehrt nach automatischem Abspeichern der Daten ins Artikeldaten-Menü zurück. Haben Sie eine gültige Artikelnummer eingegeben, zu der noch kein Artikel gespeichert ist, werden jetzt alle Artikeldaten von PROFAKT abgefragt. Als erstes erfragt PROFAKT die BEZEICHNUNG. Diese Bezeichnung kann bis zu 4 Zeilen mit je 34 Zeichen lang sein. Am Ende einer Eingabezeile wird bei dieser Eingabe automatisch in die nächste Zeile gegangen. Danach erfragt PROFAKT den VERKAUFSPREIS. Der Verkaufspreis wird netto eingegeben und kann maximal elfstellig (einschließlich DezimalPUNKT) sein. Der Verkaufspreis kann auch brutto eingege- ben werden, hängen Sie dazu an den Bruttobetrag einfach ein / (Geteilt-Strich) an, beispielsweise 412.62/ . Das Programm er- fragt in diesem Fall den abzuziehenden Prozentsatz und berechnet daraus sofort den Nettobetrag. Als nächstes erfragt das Programm die LIEFERZEIT. Die Liefer- zeit kann zweistellig sein. Anschließend erfragt PROFAKT nacheinander für fünf Lieferanten die LIEFERANTENNUMMER, den EINKAUFSPREIS, den der Lieferant verlangt, sowie die LIEFERZEIT. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 27 6.1 Adressen anlegen/ändern Dabei kann die Lieferantennummer eine gültige Adressnummer im Bereich von 1 bis 32000 sein, der Netto-Einkaufspreis kann maximal elfstellig (einschließlich ggf. Dezimalpunkt) sein, und wie beim Verkaufspreis beschrieben auch als Bruttobetrag gefolgt von einem Geteilt-Strich / eingegeben werden, und die Lieferzeit kann maximal dreistellig sein. Die Abfrage erfolgt für die fünf speicherbaren Lieferanten nacheinander, wenn Sie nicht alle fünf benutzen wollen, gehen Sie einfach durch Drücken der RETURN-Taste weiter. Anschließend erfragt PROFAKT den LAGERBESTAND, den dieser Artikel bisher aufweist. Der Lagerbestand kann maximal siebenstellig sein. Als nächstes erfragt PROFAKT den MINDESTBESTAND, der von einem Artikel mindestens vorhanden sein soll. Auch der Mindestbestand kann maximal siebenstellig sein. Danach erfragt das Programm die STEUERZAHL für den Einkauf. Geben Sie hier eine gültige Steuerzahl zwischen 1 und 10 ein, oder 0, wenn keine Steuer auf den Nettobetrag erhoben wird. Abschließend erfragt das Programm noch die STEUERZAHL für den Verkauf. Geben Sie hier eine gültige Steuerzahl zwischen 11 und 20 ein, oder 0, wenn keine Steuer auf den Nettobetrag erhoben wird. Wenn jetzt alle Artikeldaten korrekt eingegeben worden sind, bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Artikel- nummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie auf die Frage nach der Artikelnummer eine 0 eingeben. Dann wird der Artikelkatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das Artikeldaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 28 6.1 Artikel anlegen/ändern Wird bei der Frage nach der Artikelnummer eine bereits existierende Artikelnummer angegeben, so wird der dazugehörige Artikel von Disk eingelesen und angezeigt. Bei der Standard- version kann mit den + / - Tasten durch die Artikel geblättert werden und mit RETURN ausgewählt werden. Der ausgewählte Artikel kann dann geändert werden, wobei der jeweils alte Wert eines Datenfelds mit der F1-Taste angezeigt und ggf. geändert werden kann. Zusätzlich wirkt die F1-Taste auch als RETURN-Taste, d.h. durch jeweils doppeltes Drücken von F1 wird zum nächsten Datenfeld weitergesprungen, wobei der bisherige Wert des übersprungenen Feldes erhalten bleibt. Wenn jetzt alle Artikeldaten korrekt eingegeben worden sind, bestätigen Sie dieses mit F1. Die Daten werden dann auf Disk gespeichert und das Programm fragt wieder nach einer Artikel- nummer. Dieser Erfassungszyklus wiederholt sich solange, bis Sie auf die Frage nach der Artikelnummer eine 0 eingeben. Dann wird der Artikelkatalog neu gespeichert und PROFAKT kehrt in das Artikeldaten-Menü zurück. 6.2 Artikeldaten löschen Diese Funktion dient zum Löschen eines Artikels. Zur Anwahl dieser Funktion drücken Sie im Artikeldaten-Menü die F2-Taste. PROFAKT zeigt nun die Artikelmaske an und fragt nach der ARTIKELNUMMER. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, den Sie löschen wollen. PROFAKT liest daraufhin den gewählten Artikel von Disk und zeigt ihn an. Durch Drücken der F1-Taste können Sie diesen Artikel jetzt löschen, durch F10 brechen Sie das Löschen dieses Artikels ab. In beiden Fällen fragt Sie das Programm wieder nach einer Artikelnummer. Sie können jetzt eine andere Artikelnummer zum Löschen eingeben, oder 0, um die Löschfunktion zu verlassen und ins Artikeldaten-Menü zurückzukehren. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 29 6.3 Bestandsänderung Diese Funktion dient zum Ändern des Lagerbestandes eines Artikels. Die Funktion wird durch Drücken der F3-Taste im Artikeldaten-Menü angewählt. Das Programm gibt dann die Artikelmaske aus und fragt zunächst nach der Artikelnummer. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, bei dem Sie den Bestand ändern wollen. PROFAKT zeigt daraufhin die Artikelmerkmale an. Sie können jetzt den Bestand ändern. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können den neuen Bestand direkt eingeben, oder Sie geben die Bestandsänderung ein, indem Sie ein + für eine Bestandser- höhung oder ein - für eine Bestandsverminderung voranstellen. In beiden Fällen wird der neue Bestand sofort angezeigt, ggf. erfolgt eine Warnung, wenn der definierte Mindestbestand unterschritten wurde. Durch Drücken der F1-Taste kann der neue Bestand übernommen werden, nach F2 kann die Eingabe wiederholt werden. In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach Artikelnummer. Durch Eingabe von 0 erfolgt die Rückkehr ins Artikeldaten-Menü. 6.4 Preisänderung Diese Funktion dient zum Ändern des Verkaufspreises eines Artikels. Die Funktion wird durch Drücken der F4-Taste im Artikeldaten-Menü angewählt. Das Programm gibt dann die Artikelmaske aus und fragt zunächst nach der Artikelnummer. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, bei dem Sie den Preis ändern wollen. PROFAKT zeigt daraufhin die Artikelmerkmale an. Sie können jetzt den Preis ändern. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können den neuen Preis direkt eingeben, oder Sie geben die Preisänderung ein, indem Sie ein + für eine Preiserhöhung oder ein - für eine Preissenkung voranstellen. In beiden Fällen wird der neue Preis sofort angezeigt. Durch Drücken der F1-Taste kann der neue Preis übernommen werden, nach F2 kann die Eingabe wiederholt werden. In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach Artikelnummer. Durch Eingabe von 0 erfolgt die Rückkehr ins Artikeldaten-Menü. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 30 6.5 Preisliste drucken Diese Funktion dient dazu, eine Preisliste der gespeicherten Artikel auf dem Drucker auszudrucken. Nach Drücken der F5-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird die Preisliste ausgedruckt, worauf das Programm in das Artikeldaten-Menü zurückkehrt. 6.6 Preisliste anzeigen Diese Funktion dient dazu, die Preisliste auf dem Monitor auszugeben. Nach Drücken der F6-Taste wird die Preisliste ausgegeben. Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-Taste und kehrt daraufhin in das Artikeldaten-Menü zurück. 6.7 Artikelbestands- und Umsatzliste drucken Diese Funktion dient dazu, eine Artikelbestands- und Umsatzliste auf dem Drucker auszudrucken. Nach Drücken der F7-Taste fordert das Programm Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken der 'RETURN'-Taste wird die Liste ausgedruckt, worauf das Programm in das Artikeldaten-Menü zurückkehrt. 6.8 Artikelbestands- und Umsatzliste anzeigen Diese Funktion dient dazu, die Artikelbestands- und Umsatzliste auf dem Monitor auszugeben. Nach Drücken der F8-Taste wird die Liste ausgegeben. Das Programm wartet dann auf einen weiteren Druck der 'RETURN'-Taste und kehrt daraufhin in das Adressdaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 31 6.9 Etiketten drucken Diese Funktion dient zum Drucken von Artikeletiketten, bei denen die Artikelnummer, der Verkaufspreis und die Artikelbezeichnung auf handelsübliche, einbahnige Adressetiketten gedruckt werden. Nach Drücken der F9-Taste fragt Sie PROFAKT ab welcher Artikel- nummer gedruckt werden soll. Geben Sie die gewünschte Nummer ein. Danach fragt das Programm, bis zu welcher Nummer gedruckt werden soll. Nachdem Sie auch diese Nummer eingegeben haben, werden die entsprechenden Artikel auf dem Bildschirm angezeigt. Zum Ausdrucken auf Etiketten drücken Sie jetzt F1. PROFAKT fordert Sie auf, den Drucker bereitzumachen. Erledigen Sie dies und nach Drücken einer beliebigen Taste werden die Artikel- etiketten gedruckt. Danach kehrt das Programm automatisch ins Artikeldaten-Menü zurück. PROFAKT - Fakturierungsssystem Seite 32 7.0 Das Anwenderdatenmenü Im Anwenderdatenmenü werden die Anwenderdaten geändert und die Steuerzahlen definiert, sowie die Steuerzahlen angezeigt. Taste Funktion F1 Funktion zum Ändern der Anwenderdaten F2 Funktion zum Definieren von Steuerzahlen F3 Funktion zum Anzeigen von Steuerzahlen F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die Funktion zum Ändern der Anwenderdaten wurde im Detail bereits im Kapitel 1.3 Ändern der Anwenderdaten erklärt, die Funktion zum Definieren von Steuerzahlen im Kapitel 1.4 7.1 Steuerzahldefinitionen ausgeben Diese Funktion dient dazu, die Steuerzahlen und die dazuge- hörigen Prozentsätze und Steuerkonten, auf dem Bildschirm auszugeben. Anschließend wartet das Programm auf den Druck einer beliebigen Taste, worauf es ins Anwenderdatenmenü zurückkehrt. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 33 8.0 Das Menü Sonstige Dienste Vom Menü Sonstige Dienste kann die Fakturierungsdateinummer gewechselt, können die Dokumentnummer, die Adress-Umsätze und die Artikel-Umsätze zurückgesetzt, sowie die Daten gesichert und reorganisiert werden. Außerdem ist die Ausgabe des Inhaltsver- zeichnisses des aktuellen Monats möglich. Taste Funktion F1 Funktion zum Wechseln der Fakturierungsdatei F2 Zurücksetzen der Dokumentnummer F3 Zurücksetzen der Adress-Umsätze F4 Zurücksetzen der Artikel-Umsätze F5 Funktion zum Sichern der Buchungsdaten F6 Funktion zum Reorganisieren gesicherter Buchungsdaten F7 Anzeigen des Datenverzeichnisses F10 Rücksprung zum Hauptmenü Die Funktionen werden im folgenden im Detail erklärt. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 34 8.1 Fakturierungsdatei wechseln Diese Funktion dient zum Wechseln von einer Fakturierungsdatei auf eine andere und bewirkt prinzipiell einen Neustart von PROFAKT. Nach Drücken von F1 bietet Ihnen PROFAKT noch einmal die Möglichkeit, den Wechsel durch Drücken von F10 abzubrechen. Jede andere Taste führt zu einem Neustart des Programms beginnend mit der Abfrage der Fakturierungsdatei. 8.2 Dokumentnummer zurücksetzen Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der Dokumentnummer auf 1. Die Dokumentnummer wird von PROFAKT automatisch für jedes Dokument fortlaufend vergeben. Soll, beispielsweise zu Jahres- beginn, die Dokumentnummer zurückgesetzt werden, kann diese Funktion durch Drücken der F2-Taste gewählt werden. Das Programm bittet danach um Bestätigung der Rücksetzung durch Drücken der F1-Taste. 8.3 Adress-Umsätze zurücksetzen Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der auf die Adressen bezogenen Umsätze. Sie wird durch Drücken der F3-Taste angewählt. PROFAKT fragt danach nach der Adress-Nummer, deren Umsatz zurückgesetzt werden soll. Geben Sie die gewünschte Adress- Nummer ein, oder 99999 für das Zurücksetzen der Umsätze bei allen Adressen. Das Programm bittet danach um die nochmalige Bestätigung der Zurücksetzung durch Drücken der F1-Taste oder um Abbruch der Zurücksetzung durch F10. In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach einer Adress- nummer zum zurücksetzen. Geben Sie 0 für die Rückkehr ins Menü Sonstige Dienste ein. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 35 8.4 Artikel-Umsätze zurücksetzen Diese Funktion dient zum Zurücksetzen der auf die Artikel bezogenen Umsätze. Sie wird durch Drücken der F4-Taste angewählt. PROFAKT fragt danach nach der Artikel-Nummer, deren Umsatz zurückgesetzt werden soll. Geben Sie die gewünschte Artikel- Nummer ein, oder 99999 für das Zurücksetzen der Umsätze bei allen Artikeln. Das Programm bittet danach um die nochmalige Bestätigung der Rücksetzung durch Drücken der F1-Taste oder um Abbruch der Rücksetzung durch F10. In beiden Fällen fragt das Programm wieder nach einer Artikel- nummer zum zurücksetzen. Geben Sie 0 für die Rückkehr in das Menü Sonstige Dienste ein. 8.5 Sicherung auf Diskette Die Funktion dient dazu, Fakturierungsdaten von der Festplatte oder einer Datendiskette auf eine andere Diskette zu kopieren. Sie sollten Ihre Daten regelmäßig auf diese Weise sichern, damit bei Beschädigung des Original-Datenträgers eine Sicherungskopie zur Verfügung steht, von der Sie die Daten dann reorganisieren können. Nach Drücken von F5 fordert Sie PROFAKT auf, eine bereits formatierte Diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen Sie dies und Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste. Es erfolgt dann automatisch das Sichern der Daten auf der Diskette im Laufwerk df0:. Anschließend kehrt PROFAKT in das Menü ESonstige DiensteF zurück. Für AMIGA-DOS-Experten: Die Sicherungsdateien besitzen die Er- weiterung .SV . Der Aufbau dieser Dateien entspricht aber exakt dem Aufbau der Originaldateien mit der Erweiterung .PFK . Wenn die Erweiterung der Sicherungsdateien von .SV in .PFK umbenannt wird und diese Dateien in ein Fakturierungsverzeichnis kopiert werden, können diese Dateien beim Programmstart auch direkt eingelesen werden. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 36 8.6 Reorganisieren von Diskette Die Funktion wird nur benötigt, wenn eine Original-Datei oder der entsprechende Original-Datenträger so beschädigt wurde, daß sich die Fakturierungsdaten einer Datei nicht mehr korrekt einlesen lassen. Tritt dieses auf, muß unter Umständen bereits beim Programmstart die entsprechende Fakturierungsdatei zunächst neu eingerichtet werden. Danach kann das Reorganisieren der Daten von einer Sicherungsdiskette erfolgen. Zur Anwahl dieser Funktion drücken Sie im Menü Sonstige Dienste die F6-Taste. PROFAKT fordert Sie zunächst auf, die Sicherungs diskette in das Laufwerk df0: einzulegen. Erledigen Sie dies und Drücken Sie zur Bestätigung die RETURN-Taste. Die Daten werden daraufhin von der Sicherungsdiskette eingelesen und auf der Arbeitsdiskette gespeichert. Nach Durchführung der Reorganisation kehrt PROFAKT in das Menü Sonstige Dienste zurück. 8.7 Inhaltsverzeichnis des Datenpfads ausgeben Diese Funktion dient zur Ausgabe des Inhaltsverzeichnisses des angewählten Datenpfads und kann beispielsweise zur Kontrolle des freien Speicherplatzes auf den Datenträgern benutzt werden. Das Programm wartet nach der Ausgabe auf den Druck einer beliebigen Taste, und kehrt daraufhin ins Dienstmenü zurück. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 37 9.0 Die Fehlerbehandlung von PROFAKT Überlegen Sie sich vor der Anwahl einer Funktion genau, ob Sie die entsprechenden Funktion tatsächlich benutzen möchten und ob alle für die Benutzung erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind (liegt z.B. eine formatierte/benötigte Diskette bereit oder ist der Drucker angeschlossen). Falls Sie trotzdem eine Funktion versehentlich angewählt haben, so können Sie in den meisten Fällen durch Drücken der F10-Taste in das vorhergehende Menü zurückkehren. Falls bei einer verlangten Eingabe der für diese Eingabe gültige Bereich überschritten wird, wird diese Eingabe in den meisten Fällen nicht angenommen. Stattdessen ertönt ein Warnsignal. Das Programm kann dann mit einer erneuten, korrekten Eingabe fort- gesetzt werden. 9.1 Fehlermeldungen des Programms PROFAKT ist mit einer Funktion zum Abfangen von Fehlern ausge- stattet, die normalerweise zu einem Abbruch des Programms und totalem Datenverlust führen würden. Wenn allerdings ein solcher Fehler auftritt, läuft ein Sicherungsprogramm, welches die entsprechende Fehlernummer ausgibt. In einigen Fällen, bei- spielsweise wenn ein Fehler Nr. 24 ( Device timeout ) aufge- treten ist, weil der Drucker nicht betriebsbereit ist, kann der Fehler behoben werden. Nach dem Drücken der RETURN-Taste gelan- gen Sie in jedem Fall aus dem Fehlerprogramm in das Hauptmenü zurück. Außerdem werden bei Eingabefehlern folgende zahlreiche Warnungen ausgegeben, die im Handbuch zur Lizenzversion ausführlich behan- delt werden. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 38 Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms Folgende Erweiterungen von PROFAKT sind noch nicht in der vorstehenden Anleitung dokumentiert: 1. Die vorhandene Lagerbestandsverwaltung kann, beispielsweise für Dienst- leistungen, für einzelne 'Artikel' abgeschaltet werden. Dadurch wird bei diese 'Artikeln' keine Überprüfung auf Unterschreitung des Mindestbe- stands mehr durchgeführt und auch das Ändern des aktuellen Bestands beim Fakturieren entfällt. Die Abschaltung der Lagerbestandsverwaltung für einen Artikel erfolgt durch die Eingabe von 0 als aktuellen Lagerbestand und Eingabe von -1 als Mindestbestand. 2. Die Dokumentnummer kann nicht mehr nur auf 1 zurückgesetzt werden, vielmehr ist es jetzt möglich, die Dokumentnummer auf jede belie- bige Zahl zu setzen. PROFAKT erfragt nach Anwahl der entsprechenden Funktion die neue Dokumentnummer. 3. Die Standardversion läßt sich vollständig von der normalen Nettorech- nungsweise auf Bruttorechnungsweise umstellen. Dabei sind dann als die Preise der einzelnen Artikel die jeweiligen Bruttopreise EINSCHLIESSLICH der (durch die Steuerzahl definierten) Mehrwertsteuer zu speichern. Alle Berechnungen erfolgen in Brutto, die enthaltene Mehrwertsteuer wird bei der Endsummierung angegeben. Das Umstellen der Fakturierung von Netto- auf Bruttorechnungsweise erfolgt durch die Eingabe von BRUTTO bei DOS. Es werden dann die benötigten Dateien umkopiert. Beachten Sie bitte: Führen Sie diese Uminstallation NIE auf Ihrer Original-Programmdiskette, sondern NUR auf Arbeitskopien davon durch. 4. Bei der Standardversion läßt sich jetzt ein Tabulator für den Dokument- ausdruck setzen. Damit kann der linke Rand des Dokumentes weiter nach rechts verschoben werden. Die Einstellung des Tabulators erfolgt bei den Anwenderdaten, dort wird nach der Frage nach dem Druck des Brief- kopfes noch der Tabulator abgefragt. Die Angabe des Tabulators erfolgt grundsätzlich in Leerstellen in Standardschriftbreite. Zulässig sind Tabulatoren zwischen 0 und 30 einschließlich. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 39 Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms 5. Bei der Standardversion ist auch ein Zugriff auf die Daten über den Kundennamen bzw. die Artikelnummer möglich. Geben Sie bei der Abfrage nach der entsprechenden Nummer zunächst ein * ein. PROFAKT fragt Sie dann nach dem Kundennamen 2 bzw. nach der Bezeichnung. Sie können jetzt eine beliebig lange Eingabe machen (Maximal: Länge des Datenfelds). Bei Adressen zeigt Ihnen PROFAKT dann nacheinander die Adressen an, deren Name 2 mit der Eingabe beginnt, bei Artikeln zeigt Ihnen PROFAKT nach- einander alle Artikel, die mit der Eingabe beginnen. Zu Weiterschalten auf den nächsten Datensatz betätigen Sie bitte die jeweils die SPACE- Taste, ist der gewünschte Datensatz erreicht, können Sie Ihn mit der RETURN-Taste übernehmen. UPDATING-HINWEIS: Bei Übernahme von Daten von einer PROFAKT-Juniorversion oder einer älteren PROFAKT-Standardversion muß zunächst ein Index aufge- baut werden, mit dem die Daten gefunden werden können. Rufen Sie dazu nacheinander die Funktionen 'Adressenliste anzeigen' und 'Artikelliste anzeigen' an. Dabei werden alle Datensätze gelesen und der Index wird erzeugt. Wählen Sie nun die Funktion 'Rechnung erfassen' und geben Sie bei der Frage nach der Nummer eine 0 ein. PROFAKT verläßt daraufhin die Funktion wieder und speichert alle Daten einschließlich des eben erzeug- ten Index. Die weitere Pflege des Index erledigt PROFAKT dann automatisch, ohne daß Sie weitere Besonderheiten beachten müssen. 6. Bei der Standardversion läßt sich das Datum ändern. Dazu wird die entsprechende Funktion im Menü aufgerufen. PROFAKT erfragt dann das Datum im Format TT.MM.JJ (mit TT = Tag, MM = Monat und JJ = Jahr), also z.B. 01.09.90 für den 1. September 1990. 7. Bei den Anwenderdaten läßt sich in der Standardversion außer dem Briefkopf auch eine Kopfzeile speichern, die unterstrichen über der Adresse gedruckt wird. Diese Zeile wird bei der Eingabe der Anwender- daten mit erfragt. 8. Es ist bei der Standardversion möglich, zu jedem Dokument einen fünfzeiligen Text einzugeben, der dann mit gedruckt wird. Damit ist es beispielsweise möglich, Referenzen oder kurze Mitteilungen zu schreiben. Der Text wird von dem Programm nach der Wahl oder Eingabe des Empfängers erfragt. 9. Beim Ausdruck wird in der Standardversion nicht mehr nur nach einer Dokumentennummer gefragt. Stattdessen erfragt das Programm, von welcher Dokumentennummer bis zu welcher Dokumentennummer gedruckt werden soll. Nach Eingabe der entsprechenden Nummern werden Sie aufgefordert, den Drucker bereitzumachen. Nachdem Sie dies erledigt haben, werden die gewählten Dokumente ausgedruckt. Beachten Sie dabei, insbesondere bei der Verwendung von Einzelblättern, daß Sie die Papiergröße richtig eingestellt haben, weil es sonst zu Ver- schiebungen bei Ausdruck kommen kann. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 40 Anhang A: Erweiterungen des aktuellen Programms 10.Beim Löschen von Dokumenten kann bei der Standardversion nicht nur ein Dokument angegeben werden. Das Programm erfragt stattdessen, von welchem Dokument bis zu welchem Dokument gelöscht werden soll. Geben Sie die entsprechenden Werte ein. Die gewählten Dokumente werden daraufhin gelöscht. 11.Bei der Standardversion können beim Fakturieren bei der Anzahl auch Zahlen mit Dezimalpunkt eingegeben werden, also z.B. 1.23. Dies be- deutet, daß von diesem Artikel 1,23 "Stück" geliefert werden. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 41 Anhang B: Die Textdateien TEXT_1.PFK bis TEXT_7.PFK In diesen Textdateien sind die Standardphrasen für die sieben verschiedenen Dokumentmodi gespeichert, dabei gilt folgende Aufteilung: TEXT_1.PFK: Standardtext für Bestellungen TEXT_2.PFK: Standardtext für Gutschriften TEXT_3.PFK: Standardtext für Angebote TEXT_4.PFK: Standardtext für Lieferscheine TEXT_5.PFK: Standardtext für Rechnungen TEXT_6.PFK: Standardtext für Mahnung 1 TEXT_7.PFK: Standardtext für Mahnung 2 In der Regel müssen Sie an diesen Dateien keine Veränderungen vornehmen. Möchten Sie dennoch bestimmte Texte ändern, sollten Sie folgendes beachten: 1. Ändern Sie nur auf einer Kopie, damit Sie gegebenenfalls die Originaldatei jederzeit wieder zur Verfügung haben. 2. Die Zahl in der ersten Zeile der Textdatei bestimmt, ob Rabatt-, Skonto- und Fälligkeitswerte in der 7. Zeile eingesetzt werden. Steht in Zeile 1 eine 1 wird eingesetzt, sonst nicht. 3. Die Zeilen 5 bis 8 werden über dem Feld mit der Auflistung und Berechnung der Artikel gedruckt. Wenn Sie in Zeile 1 eine 1 haben, dürfen die Leerstellen in Zeile 7 nicht in der Position geändert werden. Wenn Sie in Zeile 1 ein 0 haben, können Sie in den Zeilen 5 bis 8 einen gewünschten Text eingeben, der allerdings pro Zeile nicht länger als 80 Zeichen sein sollte. 4. Bei Änderungen in allen anderen als den in den vorstehenden Punkten genannten Zeilen sollten Sie die Positionsvorgaben bei den einzelnen Punkten genau einhalten, da Veränderungen in der Position zu Verschiebungen beim Dokumentenausdruck führen können. PROFAKT - Fakturierungssystem Seite 42 Anhang C: Kompatibilität zwischen SHAREWARE- und Lizenzversion Die Lizenzversion von PROFIBU ist voll aufwärtskompatibel zur Sharewareversion von PROFIBU, das heißt, alle mit der Shareware- version bearbeiteten Dateien lassen sich mit der Lizenzversion weiter bearbeiten. Eine Kompatibilität in der anderen Richtung besteht dagegen nicht, wenn Sie also bereits die Lizenzversion besitzen, können Sie Ihre Dateien nicht mehr mit der Sharewareversion bearbeiten. Das ist aber auch nicht nötig.